Kèm cặp ngược (reverse mentoring) là cách ghép một người trẻ, thường ít thâm niên, làm người hướng dẫn cho một người lớn tuổi hoặc cấp cao hơn về một lĩnh vực người trẻ rành hơn: công nghệ, mạng xã hội, thói quen của khách hàng trẻ, hay góc nhìn của nhóm nhân viên ít được lắng nghe. Ý tưởng được biết đến rộng rãi từ cuối thập niên 1990 khi Jack Welch, lãnh đạo tập đoàn General Electric, yêu cầu các quản lý cấp cao tìm người trẻ dạy mình về Internet. Điểm mấu chốt: tri thức không chỉ chảy từ trên xuống.
Câu chuyện thường được kể ở General Electric
Năm 1999, khi Internet bắt đầu thay đổi cách doanh nghiệp vận hành, Jack Welch, khi ấy là tổng giám đốc của General Electric, được kể là đã yêu cầu khoảng năm trăm quản lý cấp cao của tập đoàn mỗi người tìm một nhân viên trẻ để học cách dùng mạng. Bản thân ông cũng có một người hướng dẫn trẻ. Câu chuyện được báo chí kinh doanh nhắc đi nhắc lại, và từ đó "reverse mentoring" trở thành một thuật ngữ quen thuộc trong quản trị nhân sự.
Điều làm câu chuyện đáng nhớ không phải là công nghệ, vì Internet chỉ là chủ đề của thời điểm đó. Điều đáng nhớ là một tập đoàn rất thứ bậc lại chính thức thừa nhận rằng người ở đáy thang có điều để dạy người ở đỉnh thang.
Khác gì kèm cặp thông thường
| Kèm cặp thông thường | Kèm cặp ngược | |
|---|---|---|
| Ai dạy | Người thâm niên, cấp cao | Người trẻ, ít thâm niên |
| Dạy gì | Nghề, kinh nghiệm, quan hệ, đường thăng tiến | Công nghệ mới, xu hướng, góc nhìn của nhóm trẻ hoặc nhóm thiểu số trong tổ chức |
| Người được lợi rõ nhất | Người được kèm | Cả hai: người lớn học điều mới, người trẻ được nhìn thấy và hiểu cách lãnh đạo suy nghĩ |
| Rủi ro lớn nhất | Người kèm áp đặt, người được kèm thụ động | Người trẻ ngại nói thật vì lệch quyền lực |
Trong thực tế, chương trình tốt thường biến thành kèm cặp hai chiều: người trẻ dạy về công cụ số, người lớn chia sẻ cách đọc tổ chức, cách viết một bản đề xuất được duyệt, cách xử lý một cuộc họp căng thẳng. Một số nhà nghiên cứu quản trị, như Wendy Murphy trong một bài viết năm 2012, đã phân tích kèm cặp ngược như một công cụ vừa để học, vừa để giữ chân nhân viên trẻ và xây quan hệ giữa các thế hệ.
Những chủ đề hợp với kèm cặp ngược
- Công cụ số: từ cách dùng một ứng dụng làm việc nhóm tới cách đọc số liệu trên trang quản lý mạng xã hội.
- Khách hàng trẻ: người trẻ mua hàng thế nào, tin ai, ghét kiểu quảng cáo nào.
- Trải nghiệm nhân viên tuyến đầu: một quy trình trên giấy trông hợp lý có thể rất vô lý khi làm thật. Người đứng quầy, trực điện thoại biết điều đó rõ nhất.
- Đa dạng và hoà nhập: một số tổ chức ghép lãnh đạo với nhân viên thuộc nhóm ít được đại diện để lãnh đạo hiểu những rào cản họ không tự thấy.
- Cách học mới: người trẻ quen tự học qua video, diễn đàn, công cụ tìm kiếm; người lớn tuổi có thể học được thói quen tự tìm câu trả lời ấy.
Vì sao nhiều chương trình thất bại
Kèm cặp ngược nghe rất hay trên slide, nhưng làm thật thì dễ vấp. Những lý do thường gặp:
Lệch quyền lực
Người trẻ biết người mình đang "dạy" có thể ảnh hưởng tới đánh giá, thăng chức của mình. Kết quả là họ chỉ nói điều dễ nghe, và buổi kèm thành buổi trình diễn.
Người lớn coi là việc phụ
Lịch của lãnh đạo dày, buổi gặp với người trẻ là thứ đầu tiên bị huỷ. Sau vài lần, người trẻ hiểu thông điệp và chương trình chết lặng lẽ.
Biến thành hỗ trợ kỹ thuật
Nếu buổi gặp chỉ là "em cài giúp anh cái này", người trẻ thành nhân viên IT không lương và không ai học được gì về cách nghĩ.
Không có mục tiêu
"Gặp nhau trò chuyện" quá mơ hồ. Sau ba buổi không ai biết nên nói gì tiếp.
Cách tổ chức một cặp kèm ngược cho đáng
- Không ghép người trẻ với sếp trực tiếp của họ. Ghép chéo phòng ban để giảm lo ngại về đánh giá.
- Thống nhất quy tắc giữ kín. Điều nói trong buổi gặp không đi ra ngoài, không ảnh hưởng tới đánh giá công việc.
- Đặt một mục tiêu cụ thể cho ba tháng. Ví dụ: "tự làm được báo cáo trên công cụ mới", "hiểu vì sao nhân viên mới nghỉ việc trong năm đầu".
- Người lớn chuẩn bị câu hỏi, người trẻ chuẩn bị ví dụ. Đảo vai cả trong việc chuẩn bị.
- Lịch cố định, ngắn. Ba mươi phút mỗi hai tuần, không huỷ trừ trường hợp bất khả kháng.
- Kết thúc có tổng kết hai chiều. Mỗi người viết ba điều đã học được từ người kia.
Kèm cặp ngược trong gia đình
Ở nhà, kèm cặp ngược diễn ra hằng ngày mà ít ai gọi tên: con cháu chỉ ông bà gọi video, nhận tiền chuyển khoản, nhận ra tin nhắn lừa đảo. Đây cũng là chỗ dễ thất bại nhất, vì người trẻ thiếu kiên nhẫn ("bà bấm vào đây, bấm vào đây mà!") còn người lớn ngại hỏi lại lần hai.
Vài cách làm giúp buổi "dạy ông bà" nhẹ nhàng hơn:
- Để người học cầm máy. Người dạy chỉ nói và chỉ tay, không giành lấy điện thoại bấm hộ.
- Viết ra giấy từng bước. Chữ to, mỗi bước một dòng, dán cạnh chỗ để điện thoại.
- Một việc mỗi lần. Hôm nay chỉ học gọi video. Tuần sau mới tới chuyển khoản.
- Hỏi ngược lại. Sau khi dạy xong, nhờ ông bà dạy lại mình. Ông bà sẽ phát hiện chỗ chưa nhớ, và cũng thấy mình không chỉ là người phải học.
- Đổi vai cho công bằng. Hôm sau xin ông bà dạy mình một món ăn, một câu chuyện về họ hàng. Kèm cặp ngược đẹp nhất khi nó là hai chiều.
Điều sâu hơn phía sau
Kèm cặp ngược nhắc một điều cũ mà người xưa đã nói từ lâu: "học thầy không tày học bạn", và ai cũng có thể là thầy của ai đó ở một mặt nào đó. Ở nơi làm việc, giá trị của nó không nằm ở việc lãnh đạo dùng thạo thêm một ứng dụng, mà ở chỗ tổ chức tạo ra một kênh để người ở dưới được lắng nghe nghiêm túc. Một người trẻ được mời dạy sếp tổng sẽ nhớ cảm giác ấy rất lâu, và rất có thể sẽ làm điều tương tự khi chính mình trở thành sếp.
Câu hỏi thường gặp
Reverse mentoring là gì?
Reverse mentoring, hay kèm cặp ngược, là khi người trẻ hoặc ít thâm niên làm người hướng dẫn cho người lớn tuổi, cấp cao hơn về lĩnh vực mình rành hơn, như công nghệ số hay thói quen khách hàng trẻ. Chương trình tốt thường thành kèm cặp hai chiều.
Ai khởi xướng kèm cặp ngược?
Ý tưởng được biết đến rộng rãi nhờ Jack Welch ở General Electric, người năm 1999 được kể là đã yêu cầu khoảng năm trăm quản lý cấp cao tìm nhân viên trẻ dạy mình về Internet. Trước đó, việc người trẻ dạy người lớn vẫn diễn ra tự nhiên nhưng chưa thành chương trình chính thức.
Kèm cặp ngược có lợi gì cho người trẻ?
Người trẻ được tiếp xúc trực tiếp với lãnh đạo, hiểu cách cấp cao suy nghĩ và ra quyết định, đồng thời ý kiến của họ được lắng nghe. Nhiều tổ chức dùng kèm cặp ngược như một cách giữ chân nhân viên trẻ.
Vì sao chương trình kèm cặp ngược hay thất bại?
Lý do phổ biến là lệch quyền lực khiến người trẻ ngại nói thật, lãnh đạo hay huỷ lịch gặp, buổi gặp biến thành hỗ trợ kỹ thuật, và thiếu mục tiêu cụ thể. Ghép chéo phòng ban và giữ kín nội dung giúp giảm các vấn đề này.
Dạy ông bà dùng điện thoại thế nào cho đỡ mệt?
Để ông bà tự cầm máy, viết từng bước ra giấy chữ to, mỗi lần chỉ học một việc, rồi nhờ ông bà dạy lại mình để kiểm tra. Kiên nhẫn với câu hỏi lặp lại và đổi vai, xin ông bà dạy mình điều họ giỏi.
