Lãnh đạo từ ghế thứ hai là cách gọi vai của người phó: đội phó, phó phòng, phó chủ nhiệm, người đứng thứ hai trong một nhóm. Người ở ghế này vừa phải dẫn dắt người khác, vừa phải đi theo và bảo vệ quyết định của người đứng đầu. Làm tốt vai phó không có nghĩa là chờ ngày lên ghế một, mà là giúp người đứng đầu và cả đội mạnh hơn khi có mình ở đó.
Ghế thứ hai là ghế nào
Cụm từ "lãnh đạo từ ghế thứ hai" (leading from the second chair) trở nên quen thuộc nhờ cuốn sách cùng tên năm 2005 của Mike Bonem và Roger Patterson. Hai tác giả viết chủ yếu cho mục sư phụ tá ở các nhà thờ Mỹ, nhưng ý tưởng của họ được người làm quản lý ở nhiều lĩnh vực khác tìm đọc, vì vấn đề họ nêu rất phổ biến: phần lớn người dẫn dắt trong mọi tổ chức không đứng đầu, mà đứng thứ hai, thứ ba.
Trong đời thường, ghế thứ hai có ở khắp nơi: lớp phó học tập, đội phó đội bóng, trưởng ca dưới quyền quản đốc, phó chủ nhiệm câu lạc bộ, người anh cả trong nhà khi cha mẹ vắng. Ở doanh nghiệp, đó có thể là giám đốc điều hành bên cạnh tổng giám đốc, hay "chánh văn phòng" của một lãnh đạo bận rộn.
Ba nghịch lý của người phó
Bonem và Patterson mô tả ghế thứ hai qua ba cặp đòi hỏi tưởng như mâu thuẫn. Cách đặt vấn đề này hữu ích ngay cả với người không làm việc trong nhà thờ.
Vừa là cấp dưới, vừa là người dẫn dắt
Người phó phải tôn trọng quyết định của cấp trên, kể cả khi mình không đồng ý. Nhưng họ cũng phải chủ động, có ý kiến riêng, dẫn dắt nhóm mình phụ trách. Phục tùng quá thì thành người truyền đạt. Tự quyết quá thì thành người làm loạn.
Vừa sâu, vừa rộng
Người phó thường phụ trách một mảng cụ thể và phải giỏi chuyên môn mảng đó. Nhưng họ cũng phải hiểu toàn cục như người đứng đầu, để quyết định của mình ăn khớp với các mảng khác.
Vừa bằng lòng, vừa mơ ước
Người phó cần bằng lòng với vai hiện tại để làm hết sức. Nhưng họ cũng cần ước mơ, có ý tưởng cho tương lai. Thiếu bằng lòng thì sốt ruột muốn lên ghế một. Thiếu mơ ước thì thành người chỉ giữ nếp cũ.
Người phó có nhiều kiểu
Không phải người phó nào cũng làm cùng một việc. Năm 2006, Nathan Bennett và Stephen Miles viết bài trên Harvard Business Review về vai giám đốc điều hành, người thường đứng ngay sau tổng giám đốc. Họ cho rằng vai này bị hiểu lầm vì mỗi nơi giao một kiểu khác nhau, và chia thành nhiều dạng. Có thể tóm lại như sau, kèm cách hiểu cho các đội nhỏ.
| Kiểu người phó | Việc chính | Trong đội nhỏ, giống như |
|---|---|---|
| Người thực thi | Biến kế hoạch của người đứng đầu thành việc chạy hằng ngày | Đội phó lo lịch tập, sân bãi, điểm danh |
| Người dẫn thay đổi | Phụ trách một đợt đổi mới cụ thể | Người được giao chuyển cả nhóm sang cách làm mới |
| Người kèm cặp | Hỗ trợ một người đứng đầu còn trẻ hay mới | Thành viên lâu năm đỡ đội trưởng mới bầu |
| Nửa còn lại | Bù vào chỗ yếu của người đứng đầu | Đội trưởng giỏi chuyên môn, đội phó giỏi quan hệ |
| Người cộng sự | Chia sẻ quyền điều hành gần như ngang hàng | Hai người cùng sáng lập nhóm, chia đôi việc |
| Người kế nhiệm | Được chuẩn bị để lên ghế một | Đội phó dự kiến làm đội trưởng mùa sau |
Hiểu mình đang ở kiểu nào giúp tránh nhiều hiểu lầm. Một người phó tưởng mình là người kế nhiệm, trong khi người đứng đầu chỉ cần người thực thi, sớm muộn sẽ thất vọng.
Nghiên cứu về lãnh đạo chia sẻ
Giới tâm lý học tổ chức không nghiên cứu nhiều về riêng vai "người phó", nhưng nghiên cứu khá kỹ một khái niệm gần: lãnh đạo chia sẻ (shared leadership), khi việc dẫn dắt được phân ra cho nhiều người trong đội thay vì dồn vào một người.
Năm 2007, Jay Carson, Paul Tesluk và Jennifer Marrone công bố trên Academy of Management Journal nghiên cứu theo dõi các nhóm làm dự án tư vấn. Họ thấy những nhóm có lãnh đạo chia sẻ cao hơn thường được khách hàng đánh giá kết quả tốt hơn. Lãnh đạo chia sẻ phát triển tốt khi nhóm có mục tiêu chung rõ, các thành viên cảm thấy được hỗ trợ và có tiếng nói, cùng với sự kèm cặp từ người phụ trách bên ngoài.
Một phân tích tổng hợp năm 2014 của Danni Wang, David Waldman và Zhen Zhang trên Journal of Applied Psychology gom nhiều nghiên cứu và kết luận lãnh đạo chia sẻ nhìn chung liên quan tích cực tới hiệu quả của đội. Với người ở ghế thứ hai, đây là một gợi ý: vai của mình không chỉ là "đứng chờ", mà là một phần của việc dẫn dắt chung.
Những điều người phó giỏi thường làm
- Bất đồng riêng, thống nhất chung. Nói thẳng với người đứng đầu khi thấy chưa ổn, nhưng không đem bất đồng ra trước cả đội sau khi đã quyết.
- Không để người đứng đầu bị bất ngờ. Báo sớm tin xấu, kể cả tin xấu về chính mảng mình phụ trách.
- Làm cầu nối hai chiều. Mang tiếng nói của đội lên trên, và giải thích lý do của quyết định xuống dưới, không chỉ truyền lệnh.
- Không tranh công với người đứng đầu, cũng không đẩy lỗi lên. Đây là chỗ thử thách lòng tin rõ nhất.
- Sẵn sàng thay thế khi cần. Nắm đủ việc để đội không đứng lại khi người đứng đầu vắng, rồi trả lại vai khi họ trở về.
Một ví dụ hay được nhắc trong giới kinh doanh là Charlie Munger, người làm phó chủ tịch tập đoàn Berkshire Hathaway bên cạnh Warren Buffett trong nhiều thập kỷ. Buffett nhiều lần nói công khai rằng Munger đã làm thay đổi cách ông đầu tư. Munger không phải người đứng tên trước công chúng, nhưng là người phản biện mà người đứng đầu tin cậy nhất.
Khó khăn riêng của ghế thứ hai
Vai phó có những áp lực ít được nói tới. Người phó chịu sức ép từ hai phía: cấp trên muốn họ thực thi, cấp dưới muốn họ bênh vực. Họ thường được giao trách nhiệm mà không có đủ quyền. Khi việc thành công, công thường thuộc về người đứng đầu. Khi việc hỏng, người phó dễ bị đổ lỗi.
Còn một nỗi khó nữa: người phó giỏi đôi khi bị giữ mãi ở ghế phó, vì người đứng đầu không muốn mất họ. Nếu thấy mình bị mắc kẹt, nên nói thẳng về con đường phát triển của mình, thay vì âm thầm bực bội. Khi áp lực kéo dài khiến mất ngủ, căng thẳng thường trực, đó là lúc cần nghỉ ngơi và tìm người tư vấn, chuyên gia tâm lý nếu cần.
Góc nhìn hôm nay: ngồi ghế hai cho vững
Không ít người ngồi ghế thứ hai mà không gọi tên được vai mình. Một bài tập nhỏ: viết ra ba điều người đứng đầu đang trông vào mình, rồi hỏi họ xem có đúng không. Cuộc trò chuyện ấy thường làm rõ hơn mọi bản mô tả công việc.
Nếu bạn là người đứng đầu, hãy nhớ người phó cần ba thứ: biết rõ mình được quyết đến đâu, được nghe khi góp ý riêng, và được ghi nhận trước đội. Một người phó được tin tưởng là cách rẻ nhất để một đội nhỏ có hai người dẫn dắt thay vì một.
Muốn đọc thêm, cuốn Leading from the Second Chair của Bonem và Patterson ngắn và nhiều ví dụ đời thường, dù bối cảnh là nhà thờ. Bài "Second in Command" trên Harvard Business Review năm 2006 hữu ích cho người làm doanh nghiệp.
Câu hỏi thường gặp
Lãnh đạo từ ghế thứ hai là gì?
Là cách dẫn dắt của người đứng thứ hai trong nhóm, như đội phó, phó phòng, phó chủ nhiệm. Người ở ghế này vừa dẫn dắt người khác vừa đi theo và hỗ trợ người đứng đầu. Cụm từ phổ biến nhờ cuốn sách cùng tên năm 2005 của Mike Bonem và Roger Patterson.
Làm phó cần những kỹ năng gì?
Người phó cần giỏi chuyên môn mảng mình phụ trách, hiểu toàn cục, biết góp ý riêng mà vẫn ủng hộ quyết định chung, giao tiếp hai chiều giữa người đứng đầu và đội, và sẵn sàng thay thế khi cần.
Không đồng ý với cấp trên thì người phó nên làm gì?
Nên nói thẳng nhưng nói riêng, kèm lý do và phương án khác. Khi đã có quyết định, người phó thường nên ủng hộ trước đội. Chỉ khi quyết định trái đạo đức hay gây nguy hiểm thì mới cần từ chối hoặc báo lên cấp cao hơn.
Lãnh đạo chia sẻ là gì?
Lãnh đạo chia sẻ là khi việc dẫn dắt được phân cho nhiều thành viên trong đội thay vì chỉ một người. Các nghiên cứu, như phân tích tổng hợp năm 2014 trên Journal of Applied Psychology, cho thấy nó nhìn chung liên quan tích cực tới hiệu quả của đội.
Đội phó khác đội trưởng thế nào?
Đội trưởng chịu trách nhiệm cuối cùng và đại diện cho đội. Đội phó hỗ trợ đội trưởng, thường phụ trách một phần việc cụ thể và thay đội trưởng khi vắng. Một đội phó tốt giúp đội trưởng bù chỗ yếu và giữ đội chạy đều.
